SOFTWARE AND VENDOR SELECTION (Materi Perkuliahan Sistem Enterprise)

                    SOFTWARE AND VENDOR SELECTION 

Tujuan

·         Memahami langkah-langkah awal dalam proses pembelian dan implementasi yang berhasil dari sistem ERP.

·         Menentukan total biaya kepemilikan dan apa artinya bermitra dengan vendor ERP.

·         Memahami mengapa langkah pertama dalam pembelian ERP sangat penting untuk proses manajemen perubahan.

·         Mampu mengidentifikasi langkah-langkah yang terlibat dalam negosiasi kontrak dengan vendor.

 Penelitian Vendor

Langkah pertama dalam memilih file ERP sistem umumnya untuk meneliti vendor ERP sistem di pasar dan untuk mengidentifikasi daftar singkat vendor yang akan membantu membentuk persyaratan bisnis. Proses ini sangat membantu bagi perusahaan yang beralih dari sistem dan teknologi lama ke teknologi terkini dan mutakhir. Sebuah state-of-the-art ERP pembelian sistem kemungkinan besar berarti penggantian infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak saat ini. Mengidentifikasi dan meneliti semua aspek dari paket vendor dan platform yang dijalankan oleh perangkat keras dan perangkat lunak akan membantu perusahaan dalam menentukan total biaya kepemilikan (TeO).

 

Secara umum, mengidentifikasi vendor saat ini tidaklah terlalu sulit. Menggunakan mesin pencari Web saat ini adalah titik awal yang baik. Ini juga membantu untuk mengetahui apa yang mengemas kompetisi kegunaan. Daftar vendor yang lengkap, meskipun Anda tidak menelitinya sepenuhnya, penting untuk implementasi yang berhasil. Strategi lain adalah bertanya kepada manajer departemen dan ahli materi pelajaran apakah mereka mengetahui vendor yang harus dipertimbangkan. Ini akan dikatakan berkali-kali, "proses itu penting," jadi menyertakan pengguna akhir akan membantu dengan masalah manajemen perubahan nanti dalam proyek. Ini juga akan membantu untuk mendapatkan dan mengamankan kepercayaan untuk implementasi nanti.

 

Berikut ini harus dipertimbangkan saat meneliti vendor dan mengumpulkan informasi :

·         Bisnis lain yang menggunakan vendor

·         Posisi keuangan vendor

·         Filosofi implementasi vendor dan masalah dukungan

·         Infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk mendukung ERP

·         Arah vendor dan mata uang perangkat lunak

·         Strategi rilis dan peningkatan vendor

·         Keterlibatan basis pengguna vendor dalam menentukan perubahan fungsional di masa depan

·         Sumber daya pengembangan dan pemeliharaan vendor

 

Tabel 1. ERP System Research

Item	Deskripsi
Basis Pengguna	Berapa banyak perusahaan yang menggunakan sistem dan untuk tujuan apa. Identifikasi pesaing menggunakan sistem.
Posisi Keuangan	Jika informasi tbis yang diperdagangkan secara publik cukup mudah. Jika tidak, file Informasi vendor ERP mungkin tidak tersedia sampai waktu tersebut nanti dalam proses pembelian. Ini harus mencakup pendapatan penjualan, keuntungan pertumbuhan, penelitian dan pengembangan, dan semua hutang yang belum dibayar.
Masalah implementasi dan dukungan	Hal ini dapat dilakukan selama panggilan cukup ke perusahaan yang menggunakan perangkat lunak  atau perusahaan riset IT yang mensurvei dan mengumpulkan jenis informasi ini secara teratur. Pastikan dalam formasi terkini. Apa yang mungkin terjadi 3 atau 4 tahun yang lalu mungkin tidak akurat.
Penyesuaian infrastruktur HW / SW dan skalabilitas	Vendor ERP biasanya mendukung lebih dari satu platform. Identifikasi dan mendokumentasikan platform akan memberikan pemahaman yang lebih baik tentang skalabilitas sistem dan kesesuaian akhir dengan arahan perusahaan.
Arah Vendor	Informasi ini harus dilacak melalui riwayat vendor mengubah dan mengupgrade sistem beserta pernyataan arah dari masing-masing vendor. Kemampuan untuk melaksanakan arahan yang disebutkan adalah penting; Oleh karena itu, mengetahui sejarah sangat penting untuk memahami ayat-ayat hype yang sebenarnya.
Mata uang teknologi	Seperti sistem lawas, perangkat lunak vendor sering kali ditulis dalam teknologi lama. Dalam beberapa hal, setiap vendor mengalami hal ini karena teknologi berubah dengan cepat, tetapi kemampuan untuk bermigrasi ke teknologi baru harus dipahami dan didokumentasikan selama proses penelitian.
Strategi rilis	Seberapa sering ada rilis ke sistem dan apa yang disertakan di dalamnya rilis? Apakah perbaikan tepat waktu dan peningkatan kecil disertakan secara berkala? Apa waktu yang tepat untuk rilis utama dan apakah ada jalur peningkatan yang ditentukan? Apakah ada biaya vendor terkait dengan peningkatan?
Staf pengembangan dan pemeliharaan	Ini adalah area yang terkadang membutuhkan eksplorasi. Ini di ffi kultus untuk membandingkan apel dengan apel karena "ukuran" dari sistem vendor ERP akan berpengaruh pada pengembangan dan pemeliharaan staf. Seseorang harus benar-benar mencari nomor yang tidak proporsional dalam vendor ERP dan di seluruh vendor ERP.
Proses pembaruan sistem	Ini adalah area kunci. Ini membantu untuk memahami seberapa besar perusahaan Anda arah dan kebutuhan jangka panjang akan dipenuhi oleh vendor. Keterlibatan perusahaan dalam mendefinisikan lebih lanjut arah fungsional dari sistem ERP penting untuk dipahami dan didokumentasikan dalam proses penelitian vendor

 

 Mencocokkan Persyaratan Pengguna Untuk Fitur

Pada waktu yang hampir bersamaan dengan penelitian vendor, identifikasi dan dokumentasi persyaratan pengguna dan sistem perlu ditangani. Hal ini dapat dilakukan sebagai latihan dengan mendokumentasikan fungsionalitas sistem lawas saat ini atau dengan menggunakan rekayasa ulang proses bisnis untuk menangani "praktik terbaik" dalam industri. Proses ini akan menyediakan perusahaan dengan persyaratan fungsional untuk memilih sistem ERP. Komponen kunci dari dokumen akan perlu bagaimana sistem ERP terintegrasi aliran data lintas fungsi akan mempengaruhi departemen dalam perusahaan. Kemungkinan besar ini akan menjadi hal baru bagi para ahli subjek dan perlu dipahami sepenuhnya oleh mereka saat proyek bergerak maju. Proses TI1is akan membantu dalam memilih ERP berdasarkan fakta dan kebutuhan yang terdokumentasi.

 

Dua dokumen utama sering kali merupakan hasil dari proses persyaratan fungsional. Yang pertama adalah aliran data dan fungsional dari proses departemen atau bisnis, termasuk setiap perubahan pada proses tersebut; yang kedua adalah tabel atau deskripsi fungsi di setiap departemen dan tingkat kepentingan masing-masing fungsi. Beberapa fungsi adalah persyaratan mutlak, sedangkan yang lain "menyenangkan untuk dimiliki".

 

Dengan fungsi departemen dan proses bisnis didokumentasikan, perusahaan sekarang dapat melakukan evaluasi tingkat tinggi dari vendor yang diidentifikasi. Permintaan informasi (RFI) kadang-kadang digunakan untuk mendapatkan informasi ini dari vendor ERP. Ini adalah sepuluh permintaan tertulis kepada vendor yang meminta informasi sistem ERP saja dan bukan merupakan bagian dari proses penawaran. Dalam mengumpulkan dan meninjau informasi, akan dengan cepat terlihat seberapa dekat proses bisnis perusahaan dengan sistem vendor. Ini juga akan membantu perusahaan menilai apakah proses yang didokumentasikan itu rasional dan masuk akal. Sekali lagi, mengidentifikasi fungsionalitas sistem vendor berdasarkan proses yang terdokumentasi akan membantu untuk membeli sistem berdasarkan fakta.

 

Seperti kebanyakan proses, data dari RFI akan menimbulkan pertanyaan. Ini menjadi waktu yang tepat untuk membawa beberapa vendor dan meminta mereka menjawab pertanyaan terkait fungsionalitas, dan bahkan untuk mendemonstrasikan sistem. Penting untuk melihat sistem secara visual. Ini akan menambah tingkat kepercayaan pada proses dan mulai menciptakan lebih banyak rasa momentum untuk proyek.

 

 Permintaan Penawaran

Proses tender di industri swasta tidak diperlukan, tetapi di lembaga publik hampir selalu diperlukan. Ini adalah proses yang mahal dan memakan waktu baik bagi perusahaan maupun vendor, tetapi dapat menghasilkan penghematan perangkat lunak yang signifikan bila dilakukan dengan benar. Selain itu, salah satu keuntungan dari penawaran adalah pemahaman yang lebih rinci tentang fungsi sistem ERP dan kemauan vendor untuk bekerja dengan perusahaan dengan lebih baik untuk memastikan implementasi yang berhasil (lihat Lampiran A untuk contoh tata letak penawaran).

 

Permintaan penawaran (RFB), yang kadang-kadang disebut permintaan proposal (RFP), harus mencakup jenis sistem ERP yang diinginkan perusahaan dengan fungsionalitas tertentu, bersama dengan infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak tertentu, persyaratan pelatihan, dan masalah kontrak tertentu. dibutuhkan oleh perusahaan. Jika perusahaan memiliki infrastruktur, maka harus disebutkan dengan jelas dalam permintaan. Format untuk menanggapi penawaran, termasuk lembar harga dan deskripsi yang jelas tentang proses pemilihan dan jadwal waktu untuk memilih vendor ERP, juga harus menjadi bagian dari RFB. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi penawaran dari vendor, membandingkan "apel menjadi apel" untuk menentukan sistem mana yang akan bekerja paling baik di lingkungan perusahaan saat ini dan di masa depan.

 

 Analisis Dan Eliminasi Penjual

Tugas mengevaluasi tawaran sistem ERP akan membutuhkan pengorganisasian dan perencanaan. Akan ada banyak komponen untuk sebuah penawaran yang membutuhkan banyak keahlian yang berbeda. Staf kantor perlu mengevaluasi fungsionalitas, staf TI akan mengevaluasi persyaratan teknologi, dan staf kontrak perlu mengevaluasi kontrak dan harga sistem. Semua ini perlu disesuaikan untuk memilih satu, dua, atau tiga vendor teratas untuk mulai menegosiasikan pembelian. Jika jelas hanya ada satu vendor yang memenuhi kebutuhan dengan tidak menutup kemungkinan, negosiasi hanya mencakup vendor itu. Namun, jika ada lebih dari satu, pastikan untuk bernegosiasi makan dengan mereka masing-masing. Jika perlu, bawa vendor untuk mengklarifikasi pertanyaan dan jawaban apa pun.

 

Evaluasi tawaran dan setiap diskusi vendor harus berfokus pada yang terbaik. Penting untuk dipahami bahwa tidak ada vendor yang akan memenuhi semua persyaratan. Evaluasi lebih lanjut diperlukan jika jumlah vendor tidak dikurangi menjadi satu. Seseorang harus mengevaluasi baik fungsionalitas maupun komponen tambahan lainnya yang diperlukan untuk membuat ERP beroperasi dan bagaimana sistem ERP akan bekerja jika pertumbuhan terjadi di dalam perusahaan. Sangat tepat untuk memeriksa referensi vendor yang mencari masalah yang terkait dengan fungsi dan implementasi. Sangat membantu untuk belajar dari pengalaman orang lain jika memungkinkan.

 

Terakhir, kembangkan dan analisis total biaya kepemilikan (TCO). Ini mungkin sulit, tetapi harus termasuk semua biaya. Biaya terbesar dari sistem terjadi setelah penerapan dalam pemeliharaan dan peningkatan sistem. Pembelian perangkat lunak yang sebenarnya kemungkinan besar kurang dari 15 persen dari keseluruhan biaya.

 

TCO dikembangkan pada 1980-an sebagai hasil dari proliferasi perangkat keras dan perangkat lunak PC. Dalam memindahkan komputer ke desktop, banyak perusahaan mengevaluasi apa yang diperlukan untuk memelihara semua PC yang muncul di desktop staf. TCO, yang pada dasarnya untuk sistem ERP, menyediakan kerangka kerja keuangan untuk mengevaluasi dan membandingkan produk. Ini terbukti menjadi alat evaluasi yang baik yang diadaptasi dan digunakan di banyak bidang TI lainnya. Akurasinya dalam sistem ERP masih kecil, tetapi ini adalah latihan yang bermanfaat dalam proses pemilihan.

 

Pengelolaan Kontrak Dan Perjanjian Lisensi

Sangat tepat untuk melakukan negosiasi kontrak untuk produk, layanan, dan pemeliharaan setelah mengevaluasi vendor ERP berdasarkan fakta dan mempersempit jumlah kemungkinan menjadi satu atau dua. Jika ada dua vendor, yang terbaik adalah membantu memahami nilai setiap produk dan menciptakan persaingan di antara vendor yang bersaing. Tujuan dari fase ini adalah agar perusahaan dan vendor mendapatkan perjanjian lisensi terbaik dan mempersiapkan implementasi yang berhasil. Vendor dengan kecocokan ERP terbaik dan rekam jejak yang sukses harus menjadi orang yang "memenangkan" penawaran.

 

Dalam diskusi dengan vendor, pembicaraan harus berpusat pada produk yang termasuk dalam persyaratan pembelian dan pemeliharaan setiap produk. Syarat dan ketentuan akan menjadi bagian penting dari kontrak dan akan ditangani oleh pembeli, pengacara kontrak. Layanan profesional untuk implementasi atau pemasangan dapat dimasukkan atau ditawar secara terpisah. Ada banyak perusahaan konsultan profesional dengan banyak pengalaman dalam implementasi sistem yang dapat digunakan. Metode ini belakangan menjadi metode yang disukai karena vendor perangkat lunak belum tentu memiliki pengalaman terbaik dalam mengimplementasikan sistem ERP.

 

Selama diskusi dengan vendor, manajemen siklus hidup kontrak perlu ditangani. Ada aspek-aspek tertentu yang harus ada dalam setiap kontrak ERP · yang akan meningkatkan peluang pembelian dan implementasi yang berhasil. Yang pertama adalah bahwa semua kiriman harus diidentifikasi dengan jelas. Mereka harus diidentifikasi dan mereka harus memiliki tanggal pengiriman yang terkait dengannya. Selanjutnya, Anda harus memastikan bahwa Anda, pelanggan, memiliki otoritas penerimaan. Ini mungkin tampak masuk akal, tetapi penyerahan yang tidak memuaskan dapat menghentikan seluruh implementasi sementara para pihak bertengkar. Jauh lebih sulit bagi vendor untuk mengambil jalan pintas jika pelanggan memiliki kontrak penerimaan yang jelas untuk setiap pengiriman. Akhirnya, kontrak harus mengidentifikasi mereka yang bertanggung jawab di kedua sisi untuk manajemen kontrak dan mereka yang memiliki wewenang untuk mengizinkan perubahan pada kontrak. Dengan adanya hal-hal ini, manajemen kontrak akan jauh lebih mudah bagi kedua belah pihak.

 

Akan ada lebih banyak fokus pada manajer program dan proses manajemen perubahan setelah pembelian sistem ERP. Ini lebih disukai untuk memastikan keberhasilan implementasi ERP dan menyoroti pentingnya manajer kontrak. Manajer program harus menunjuk manajer kualitas kontrak atau pemantau kontrak. Ini akan menjadi tanggung jawab anak untuk menjadi ahli dalam syarat dan ketentuan kontrak. Mereka akan memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan kedua belah pihak mematuhi syarat dan ketentuan kontrak. Penekanannya di sini adalah bahwa mereka akan memantau kedua sisi. Sama pentingnya bagi pengawas untuk menjaga kejujuran vendor, sangat penting untuk memantau manajer program pembeli agar perusahaan menerapkan sistem dalam ketentuan kontrak. Manajer program atau karyawan lain yang terlibat dalam implementasi dapat secara tidak sengaja keluar dari batas kontrak, sehingga melanggar perjanjian, yang mungkin tidak menjadi masalah ketika segala sesuatunya berjalan lancar tetapi jika terjadi kesalahan, hal ini dapat digunakan untuk melawan pembeli. negosiasi atau tindakan pengadilan.

 

Ada kalanya keadaan tak terduga memaksa perubahan pada kontrak yang dapat terjadi bahkan dengan hubungan kontrak yang kuat. Sekali lagi, penting bagi Anda untuk mengetahui semua syarat dan ketentuan kontrak untuk memastikan perbedaan tidak secara mendasar mengubah posisi masing-masing pihak dalam kontrak. Maksud dari perubahan tidak boleh untuk menegosiasikan ulang harga utama dan pedoman kinerja; sebaliknya, perubahan seharusnya saja dibuat bila diperlukan karena keadaan yang tidak terduga, alasan yang saling menguntungkan, atau kesalahan yang tidak disengaja. Penemuan perangkat keras yang hilang dimaksudkan untuk mendukung perangkat lunak tempat adalah contoh keadaan yang tidak terduga. vendor dapat menawarkan perubahan pada kontrak untuk menawarkan perangkat keras ini di harga yang dinegosiasikan sehingga hanya spesifikasi yang terpengaruh oleh keadaan ini yang diubah dalam kontrak. Penggunaan jumlah pengguna sistem yang tidak akurat dalam menegosiasikan kontrak asli adalah contoh lain yang dapat memengaruhi kontrak. Di sini bermanfaat bagi kedua belah pihak untuk menyesuaikan kembali harga kontrak berdasarkan jumlah pengguna baru yang akurat.

 

Akhirnya, negosiasi kontrak dapat memakan waktu lama untuk diselesaikan, sehingga manajemen ekspektasi sangat penting selama waktu itu. Manajemen senior dan pengguna akhir telah melalui proses tersebut dan mengkhawatirkan pembelian tersebut. Mengkomunikasikan kemajuan - termasuk langkah selanjutnya - terus terlibat dan juga akan membantu menjaga momentum. Cara terbaik adalah melakukan komunikasi berlebihan selama fase ini.

 

Implikasi Untuk Manajemen

Manajemen harus berperan dalam memilih sistem yang tepat yang akan memenuhi kebutuhan dan persyaratan perusahaan. Proses terbuka berdasarkan kebutuhan realistis dalam memilih vendor menetapkan tahapan untuk implementasi. Kebutuhan atau persyaratan sistem dapat didasarkan pada sistem lama, analisis rekayasa ulang proses bisnis, atau keduanya. Sebagian besar perusahaan memilih yang terakhir karena sistem ERP adalah sistem yang sangat berbeda dari kebanyakan sistem lama.

 

 Manajemen harus ingat bahwa vendor sangat ahli dalam menjual sistemnya. Harus ada cukup waktu yang dialokasikan untuk mengevaluasi sistem, mengamati demonstrasi yang lengkap dan komprehensif, dan berkomunikasi dengan referensi dan orang lain yang menggunakan sistem. Selain bagaimana sistem saat ini bekerja, diskusi dengan vendor tentang perbaikan dan arahan di masa depan harus dijadwalkan. Hal ini akan memungkinkan manajemen untuk memahami bagaimana vendor akan dapat menangani kebutuhan yang berkembang di dalam perusahaan dan tidak merasa dibatasi. dalam arah dan ruang lingkup.

 

Terakhir, jika memungkinkan, yang terbaik adalah memiliki beberapa vendor yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan sistem ERP. Negosiasi dengan dua vendor memang memakan waktu, tetapi akan menghasilkan harga beli yang lebih baik. Jika perusahaan memiliki sedikit atau tidak ada pengalaman dalam menegosiasikan kontrak perangkat lunak, ada konsultan yang dapat membantu. Ingatlah bahwa vendor memiliki staf negosiator yang terampil dan melakukan ini secara teratur. Dalam negosiasi, pastikan untuk membahas total biaya kepemilikan. Perangkat lunak ERP adalah persentase kecil dari keseluruhan biaya implementasi. Akan ada produk perangkat lunak tambahan, perangkat keras, dan dukungan implementasi yang harus menjadi bagian dari persamaan keseluruhan

Referensi ;

J. L. Gregório, H. C. de Oliveira, L. R. Figueiredo, and S. G. D. Prado, “Specification of software requirements with support of business process ontologies,” in 2019 International Conference on Computer, Information and Telecommunication Systems (CITS), 2019, pp. 1–5.